Zarządzanie zapasami stanowi fundamentalny element strategii logistycznej i operacyjnej każdej firmy. Niezależnie od branży czy wielkości przedsiębiorstwa, właściwe zarządzanie zapasami może znacząco wpłynąć na efektywność operacyjną, zadowolenie klienta oraz zdolność generowania zysków.

Zarządzanie zapasami ma na celu zrównoważenie pomiędzy dwoma kluczowymi celami: minimalizacją kosztów posiadania zapasów oraz zapewnieniem ciągłości dostaw. W tym artykule przyjrzymy się kluczowym aspektom zarządzania zapasami oraz najlepszym praktykom, które przyczyniają się do osiągnięcia sukcesu w tej dziedzinie.

Czym jest zapas magazynowy?

Zapas magazynowy to ilość produktów, surowców lub materiałów zgromadzonych w magazynie lub magazynach przed ich dalszym wykorzystaniem w procesach produkcyjnych, sprzedaży lub usługach.

Jest to istotna koncepcja w dziedzinie zarządzania logistycznego i gospodarki magazynowej. Zapasy magazynowe mają na celu zapewnienie dostępności potrzebnych materiałów w przypadku zmiany popytu, opóźnień w dostawach lub innych niestandardowych sytuacjach.

Zapas magazynowy odnosi się nie tylko do miejsca, w którym znajduje się materiał (jak na przykład na regale wysokiego składowania), ale także do ilości materiałów zgromadzonych w magazynie. W kontekście tego pojęcia, “zapas magazynowy” oznacza liczbę materiałów, które są składowane w magazynie w taki sposób, że zapewniają one sprawne i ciągłe funkcjonowanie działań handlowych, usługowych lub produkcyjnych.

Dobra materialne – definicja

Dobra materialne, zwane również towarami materialnymi lub produktami materialnymi, to fizyczne przedmioty, materiały lub surowce, które są używane, przechowywane lub przetwarzane w procesach produkcyjnych, handlowych lub usługowych. Dobra materialne mogą mieć różne formy, od surowców i półproduktów po gotowe produkty, które są przeznaczone do sprzedaży lub dalszego przetwarzania.

Najczęściej stosowane określenia w branży logistycznej to:

• Surowiec — dobro materialne w stanie naturalnym przeznaczone do przetworzenia lub spożycia.
• Materiał — surowiec co najmniej raz przetworzony przeznaczony do dalszego przerobu.
• Półfabrykat — materiał co najmniej raz przetworzony przeznaczony do dalszego przerobu.
• Wyrób gotowy (produkt finalny) — dobro materialne wytworzone w procesie produkcyjnym z przeznaczeniem na sprzedaż.
• Towar — dobro materialne wydobyte lub przetworzone, będące przedmiotem transakcji handlowych.
• Ładunek — dobro materialne przemieszczane w procesie transportu .
• Wyrób — surowiec, półfabrykat, wyrób finalny oraz zespół lub część tego wyrobu, o ile występują one w obrocie towarowym.

Dobra materialne stanowią istotny element w łańcuchu dostaw i procesach biznesowych. Ich zarządzanie, składowanie, przetwarzanie oraz dostępność mają kluczowe znaczenie dla efektywności działalności firmy. Odpowiednie planowanie i kontrola dóbr materialnych wpływają na jakość produktów, obsługę klienta, a także koszty operacyjne.

Rodzaje zapasów magazynowych

Istnieje kilka różnych rodzajów zapasów magazynowych, z którymi firmy mają do czynienia w procesie swojej działalności. Do dyspozycji mamy następujące przykłady:

• Zapas rzeczywisty – odnosi się do faktycznej ilości produktów lub towarów znajdujących się w magazynie w danym momencie. Jest to dokładna liczba fizycznych jednostek produktów, które zostały zliczone i zarejestrowane w systemie magazynowym w określonym czasie.
• Zapas normatywny — ilość towarów lub materiałów, która jest ustalona na podstawie określonych norm lub standardów, aby zaspokoić określone potrzeby lub wymagania. Jest to ilość zapasów, która ma służyć jako punkt odniesienia lub cel dla procesów zarządzania zapasami.
• Zapas minimalny – minimalna ilość towarów, która powinna być przechowywana w magazynie, aby uniknąć niedoborów. Jeśli ilość zapasów spadnie poniżej tego poziomu, inicjowana jest procedura zamawiania nowych towarów.
• Zapas maksymalny – maksymalna ilość towarów, które mogą być przechowywane w magazynie. Pomaga to uniknąć nadmiernego gromadzenia zapasów, co może generować koszty przechowywania.
• Zapas bieżący – ilość produktów, towarów lub materiałów, która jest obecnie dostępna w magazynie lub w toku procesu produkcyjnego. Jest to aktualna ilość, która jest dostępna do natychmiastowego użycia lub dostarczenia klientom.
• Zapas rezerwowy – nazywany również zapasem bezpieczeństwa, to dodatkowa ilość produktów, towarów lub materiałów przechowywanych w magazynie w celu zabezpieczenia przed nieprzewidywalnymi zmianami w popycie, opóźnieniami w dostawach lub innymi nieoczekiwanymi sytuacjami. Jest to forma zabezpieczenia, która ma na celu minimalizację ryzyka niedoboru towarów i zapewnienie ciągłości procesów biznesowych.
• Zapas dyspozycyjny – (zapas potencjalny) stan zapasu w magazynie na dany dzień powiększony o ilość wyrobów zamówioną, lecz jeszcze nie zrealizowaną przez dostawcę i zmniejszony o zaległe zamówienia odbiorców.
• Zapas ewidencyjny – wielkość dóbr materialnych przechowywanych w magazynie według danych ewidencji magazynowej wykazującej wielkość zapasu na dany dzień.
• Zapas nieprawidłowy – część zasobów, które nie przyczyniają się do dalszego prowadzenia działalności przedsiębiorstwa lub przekraczają wielkość ekonomicznie uzasadnioną, jest klasyfikowana jako nadmiarowe. Te nadmiarowe zasoby dzielą się na dwa główne typy: zapasy zbędne i nadwyżkowe. Tego rodzaju zasoby są określane jako trudno zbywalne. Występowanie nieprawidłowych zapasów wskazuje na zakłócenia w toku procesów związanych z zaopatrzeniem, produkcją i dystrybucją.
• Zapas zbędny – część zapasów składająca się z materiałów i produkcji w toku, które nie mają zastosowania w dalszym procesie produkcji oraz których sprzedaż w normalnych warunkach jest niemożliwa.
• Zapas nadmierny – ilość produktów, towarów lub materiałów w magazynie, która przekracza rzeczywiste lub oczekiwane potrzeby firmy. Jest to ilość zapasów, która jest większa niż konieczna do zaspokojenia popytu klientów lub wymagań produkcji.
• Zapas sezonowy – specjalne zapasy przechowywane przed sezonem, w którym przewidywany jest zwiększony popyt. Przykłady to produkty związane z określonymi świętami lub sezonami, takie jak ubrania zimowe.

Zarządzanie zapasami magazynowymi – na co zwracać uwagę?

Konieczność utrzymania zapasów  ma swoje źródło w strategii dostaw, gdzie duże partie są zamawiane w długich odstępach czasu, a równocześnie w procesie wydawania materiałów zachodzi ich rozdrobnienie na mniejsze partie, które są wydawane o wiele częściej. Dodatkowo, na potrzebę zarządzania zapasami wpływa zmienny charakter różnych czynników losowych, które z kolei wpływają na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Wszystko to powoduje, że planowanie rzeczywistego zapasu magazynowego staje się trudnym zadaniem, a także utrudnia oszacowanie optymalnych wielkości i terminów dostaw. Przede wszystkim jednak, zapasy magazynowe są kreowane w celu minimalizacji ryzyka oraz ograniczenia niepewności, które stanowią stałą obecność w działalności gospodarczej. Zarządzanie takimi zapasami wymusza także prowadzenie precyzyjnej ewidencji obejmującej przychody, wydatki oraz stany poszczególnych elementów.

Jednoznacznie można zatem stwierdzić, że zarządzanie zapasami w magazynie jest istotnym elementem efektywnej logistyki i operacji firmy. Oto kilka kluczowych kroków, które można podjąć w celu skutecznego zarządzania zapasami:

• Analiza popytu – zrozumienie trendów popytu na produkty lub materiały jest kluczowe. Przeprowadź analizę historycznych danych, prognozuj przyszły popyt i dostosuj strategię zarządzania zapasami na podstawie tych informacji. Idealnym
• Określenie poziomów bezpieczeństwa – określ minimalny poziom zapasów, który zapewni ciągłość dostaw i minimalizację ryzyka braków. Wartość ta może być oparta na czasie dostawy, zmienności popytu i innych czynnikach.
• Optymalizacja zapasów – wyszukaj równowagę między minimalizacją kosztów posiadania zapasów a unikaniem braków. Techniki takie metoda “Just in Time” mogą pomóc w optymalizacji.
• Klasyfikacja zapasów – podziel zapasy na kategorie według ich znaczenia i szybkości ruchu. To umożliwi skoncentrowanie się na zarządzaniu kluczowymi pozycjami. Wykorzystaj również odpowiednie regały magazynowe do składowania.
• Monitorowanie stanów – regularnie śledź stan zapasów i porównuj go do ustalonych poziomów bezpieczeństwa. Wprowadź system ostrzegawczy, który informuje, gdy stany zbliżają się do minimalnych wartości.
• Kontrola jakości – przeprowadzaj cykliczne kontrole jakości, aby zapewnić, że produkty przechowywane w magazynie są zgodne ze standardami i nie uległy uszkodzeniom.
• Rotacja zapasów – przykładaj uwagę do rotacji zapasów. Produkty, które bywają długo w magazynie, mogą ulegać przestarzeniu lub zepsuciu.
• Dokładna ewidencja – prowadź precyzyjną ewidencję przychodów, wydań i stanów poszczególnych pozycji. To pozwoli na śledzenie historii zapasów i identyfikowanie trendów.
• Współpraca z dostawcami – ustal dobre relacje z dostawcami. Dobre komunikowanie się i współpraca może pomóc w redukcji czasu dostaw i minimalizacji ryzyka.
• Wykorzystanie technologii – wykorzystaj oprogramowanie do zarządzania zapasami, które pomoże w monitorowaniu stanów, prognozowaniu popytu i optymalizacji zamówień. Wykorzystaj również rozwiązania do optymalizacji kompletacji towarów.

Podsumowanie

Podsumowując, zarządzanie zapasami to wyzwanie, które wymaga równowagi między kosztami a ciągłością dostaw. Poprawa w tej dziedzinie przynosi korzyści zarówno logistyczne, jak i finansowe. Starannie opracowana strategia zarządzania zapasami oraz wykorzystanie nowoczesnych narzędzi i technologii stanowią klucz do osiągnięcia sukcesu w dzisiejszym dynamicznym otoczeniu biznesowym.