Pierwszym, najważniejszym kryterium poprawnego wykonania przeglądu jest wybór specjalisty w tej dziedzinie. Osoba wykonująca przegląd regałów magazynowych musi mieć techniczną wiedzę związaną z budową regałów magazynowych, znajomość przepisów i norm dotyczących regałów, znajomość wytycznych montażowych, znajomość uwarunkowań bezpiecznego użytkowania regałów oraz umiejętność przeprowadzenia kontroli regałów zgodnie z wytycznymi i zaleceniami normy PN-EN 15635.

Kontroler regałów, by móc poprawnie wykonać przegląd ekspercki musi być również wyposażony w odpowiednie, specjalistyczne narzędzia, dzięki którym będzie w stanie skontrolować i zmierzyć stan uszkodzeń w kontrolowanych regałach magazynowych.

Kontrola konstrukcji regałów

W pierwszej kolejności, kontroli podlega ocena zagadnień konstrukcyjnych i montażowych:

1. uszkodzenia udarowe podstawowych części regałów, w szczególności uszkodzenia słupów, stężeń ram i belek noś­nych
2. odchylenia ram regałowych od pionu.
3. widoczne ugięcia belek nośnych;
4. stan techniczny widocznych elementów konstrukcyjnych, w szczególności połączeń słupa ze stopą, stopy z podłożem, stężeń, belki nośnej ze słupem oraz zawleczek;
5. pęknięcia spoin i materiału rodzimego;
6. poprawność wykonania montażu;

Kontrola bezpieczeństwa użytkowania regałów

Kontrolowanie zagadnień związanych z bezpieczeństwem użytkowania regałów, polega na sprawdzeniu przez kontrolera:

1. umiejscowienia tabliczek znamionowych informujących o poziomach składowania, obciążeniach i nośnościach regałów magazynowych oraz stanu ich aktualizacji;
2. czy któreś z miejsc składowania nie jest w sposób widoczny przeciążone;
3. czy sposób ustawienia towaru na jednostce ładunkowej jest stabilny i poprawny;
4. czy wymiary jednostek ładunkowych są zgodne z tablicą znamionową;
5. czy stan posadzki obiektu jest zadowalający;
6. czy położenie towaru na palecie i na regale jest równomierne;
7. czy stan techniczny akcesoriów regałowych jest poprawny (wypełnienie poziomów składowania, barierek i osłon ochronnych, odbojnic itp.);
8. czy klient posiada odpowiednią i wystarczającą dokumentację techniczną posiadanej instalacji regałowej.

Ocena uszkodzeń  belek nośnych, wsporników lub półek

Na skutek przeciążeń może dochodzić do odkształceń belek nośnych, wsporników lub półek. Zadaniem kontrolera jest zbadanie czy powstałe odkształcenia mieszczą się w granicach określonych normą czy też nie.

Odkształcenia wykraczające poza ramy określone normą mogą powodować zaburzenia statyki konstrukcji regału i stwarzać bezpośrednie zagrożenie dla pracowników magazynu i towaru, który się w nim znajduje. Poza kontrolą ugięcia, osoba wykonująca przegląd sprawdza również czy zostały zamontowane  niezbędne elementy zabezpieczające (zawleczki). W przypadku stwierdzenia ich braku zleca natychmiastowe uzupełnienie celem zapobiegania przypadkowemu wyczepieniu belek nośnych.

Pomiar i klasyfikacja uszkodzeń słupów i stężeń

Na skutek mechanicznych uszkodzeń, powodowanych m.in. zderzeniami wózków widłowych z konstrukcją regałów może dochodzić do trwałych odkształceń słupów regałowych. Zadaniem kontrolera jest zmierzenie odkształceń i zaklasyfikowanie ich do odpowiedniej strefy ryzyka. Norma określa trzy strefy ryzyka związane z uszkodzeniem podstawowych elementów regału i określa odpowiedni sposób postępowania przy każdym z nich.

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że elementy rozerwane lub rozcięte należy zawsze wymienić, a dana sekcja regałowa do czasu naprawy powinna zostać wyłączona z użytkowania.

Pomiary uszkodzeń przeprowadza się z wykorzystaniem metrowego liniału, który przyłożony do płaskiej części po wklęsłej stronie uszkodzonego elementu pozwala zmierzyć powstałą w ten sposób szczelinę. Norma określa dopuszczalne wartości wgięcia słupa w kierunku poprzecznym i wzdłużnym. Podobnie postępuje się w przypadku badania wygięcia stężeń ram w dowolnych kierunkach.

Ocena ryzyka

Analizując wszystkie zebrane podczas wykonanego przeglądu informacje kontroler sporządza raport klasyfikujący regały w podziale na ryzyko zielone, żółte i czerwone.

Regały oznaczone jako ryzyko zielone są bezpieczne i nie stanowią zagrożenia dla użytkowników magazynu. Uszkodzenia te wystarczy na bieżąco monitorować.

Ryzyko żółte zostaje zastosowane do regałów, które zostały uszkodzone w sposób niebezpieczny i powinny być niezwłocznie naprawione. Niezwłocznie, to znaczy w terminie maksymalnie 4 tygodni. Po tym terminie, w wyniku braku podjętych działań, takie regały zostają automatycznie sklasyfikowane jako ryzyko czerwone.

Ryzyko czerwone – oznacza poważne uszkodzenia wymagające natychmiastowego działania. Regały sklasyfikowane w tej kategorii powinny zostać natychmiast rozładowane i wyłączone z użytkowania. W tym przypadku uszkodzenia są na tyle poważne, że nastąpiło znaczne naruszenie konstrukcji regałów. Stanowią one bezpośrednie zagrożenie dla pracowników magazynu lub towaru znajdującego się na nich. Do czasu przeprowadzenia napraw, zakończonych pisemnym protokołem ponaprawczym, uszkodzona strefa regału powinna zostać wyraźne oznakowana (np. odgrodzenie taśmą) zapobiegając dalszemu wykorzystaniu.